В соответствии с положениями Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» работодатель обязан вести:
- книгу/журнал по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- книгу/журнал по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Форму указанных книг/журналов работодатель разрабатывает самостоятельно. Однако установлены некоторые требования по их содержанию. Так, в книге по учету движения трудовых книжек должны быть указаны серия и номер трудовых книжек, принятых от сотрудников при поступлении на работу, а также вновь выданные книжки и вкладыши. В книге по учету бланков трудовых книжек фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием данных бланков, с указанием их серии и номера. Указанные книги/журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и печатью.
Отсутствие книги/журнала по учету движения трудовых книжек и книги по учету бланков приравнивается к нарушению трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей;
- для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица - от 1000 до 5000 тысяч рублей;
- для юридических лиц – штраф от 30000 до 50000 рублей.